Success Cases

5x mehr Deals & >2x Wachstum mit Bestandskunden in B2B mit HubSpot als Effizienz- & Transparenz-Boost

„Wenn das CRM nicht sauber aufgesetzt ist, stolperst du laufend wieder darüber.“

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"Diese Klarheit jetzt zu haben mit den kompletten Dashboards, Deal Size, Sales Cycle, Conversion Rate.
Das zu haben, absoluter Basic, hatten wir damals aber nicht offen gesprochen.
Jetzt haben wir es, so die Schätzung Pi mal Daumen ist, dass wir jetzt das 5-fache an Deals abschließen.
Mit einer gleichbleibenden Deal Size und einem deutlich schnelleren Sales Cycle."

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Korbinian Guglhoer

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Situation

Stark PLG-getriebenes Umsatzmodell mit Fokus auf Self-Service
Kein strukturierter B2B-Sales-Prozess vorhanden
Fragmentierte Tool-Landschaft: ChartMogul für Analytics, PandaDoc für Verträge
Kein zentrales CRM für Pipeline-Management
Sales und Customer Success waren weitgehend intransparent („Blackbox“)

Pain Points

Fehlende Transparenz: Keine belastbare Sales Pipeline, Win Rates & Sales Velocity
Hohe kognitive Belastung: Deals, Follow-ups und Tasks manuell gemanagt
Eingeschränkte Skalierbarkeit: Dealgrößen von 8–10k erfordern hohes Volumen, jedoch keine standardisierten, wiederholbaren Prozesse
Reaktiver Customer Success: Kein strukturierter Renewal- oder Upsell-Prozess, Kundeninteraktion meist nur bei Problemen oder aktivem Upgrade-Wunsch

Impact

Deutliche Steigerung der Sales-Performance: Ca. 5x mehr abgeschlossene Deals pro Monat, Sales Cycle reduziert auf ca. 15 Tage
Verbesserte Effizienz: Strukturierter Weekly-Pipeline-Prozess (ca. 2 Stunden), 0 zusätzliche RevOps-Kapazität notwendig
Volle Datentransparenz: Klare Sicht auf Deal Size, Conversion Rates und Sales Velocity, Identifikation konkreter Wachstumshebel schnell & jederzeit möglich
Skalierbarer Customer Success: Automatisierte Renewal-Prozesse (z. B. 60 Tage vor Ablauf) mit strukturiertm Handover von Sales zu Customer Success
Starke Verbesserung der Retention: Wachstum aus Bestandskunden von 18,5 % auf 43,7 % gesteigert und damit mehr als 2.3x Wachstum

„Jetzt wissen wir genau, an welchen Stellschrauben wir drehen müssen.“

Critical Event

Erkenntnis, dass Wachstum nicht skalierbar ist ohne klare Prozesse, saubere Datenbasis & integrierte Systeme
Entscheidung gegen Trial-and-Error beim CRM-Setup
Fokus auf saubere, professionelle Implementierung von Beginn an

Entscheidungskriterien

Wahl von HubSpot als CRM:
- Optimaler Balance zwischen Funktionalität und Bedienbarkeit
- Geeignet für PLG- und Inbound-getriebene Modelle
- Abbildbarkeit komplexerer Logiken wie PQL-Scoring
Abgrenzung zu Alternativen:
- Salesforce: zu komplex, hoher Admin-Aufwand
- Pipedrive: Limitierungen bei Reporting und Integrationen
- Outbound-Tools: nicht passend zum Inbound-Fokus
Entscheidung für externe Unterstützung:
- Schnellere Implementierung
- Nutzung von Best Practices und Templates
- Vermeidung struktureller Fehler im Setup

Key Takeaways

Ein CRM ist die Grundlage um B2B Revenue zu skalieren und kein “Verwaltungstool”
Transparenz über Pipeline und Performance ist entscheidend für Wachstum
Integration von Sales und Customer Success steigert Retention signifikant
Skalierung ist möglich, ohne proportionalen Aufbau von Headcount
Ein gutes Setup reduziert operative Komplexität und spart Zeit