HubSpot Kosten: Seats und Credits planen

Wofür bezahlst du im neuen HubSpot-Preismodell?

Für drei Dinge, die du getrennt steuern kannst. Die Edition legt fest, welche Funktionen dein Konto hat, die Seats bestimmen, wer im Team damit arbeitet, und mit HubSpot Credits bezahlst du die Arbeit, die das System selbst erledigt. Deine Rechnung hängt damit stärker davon ab, was in deinem Portal läuft, als davon, wie groß deine Datenbank ist.

Die Einzelheiten stehen in HubSpots Katalog-Ergänzung zum Seats-and-Credits-Pricing, dort findest du auch Limits, Packs und die Preisliste je Funktion (Rate Sheet). Zur Wahl stehen Starter, Professional und Enterprise, und ein Konto hat genau eine dieser Editionen: Marketing in Enterprise und Sales in Professional nebeneinander sieht der Katalog nicht vor. Die kostenlosen Tools bleiben als Free-Edition mit bis zu zwei Nutzern erhalten und sind in jeder bezahlten Edition enthalten.

Unsere These: Die Rechnung folgt jetzt dem Betrieb, nicht der Größe der Datenbank. Wer weiß, welche Workflows laufen und wie viele E-Mails im Monat rausgehen, plant genauer als früher, als jeder zusätzliche Kontakt die nächste Preisstufe auslösen konnte.

Ab wann das Modell für deinen Vertrag gilt, klärst du direkt mit HubSpot oder deinem Partner. Laut Katalog kann HubSpot Konten mit älteren Verträgen auf die dann aktuellen Produkte umstellen. Und falls du schon eine ältere Version des Seats-and-Credits-Modells hast, siehst du im Portal teils andere Pakete und Limits als hier beschrieben.

GTM Seat oder Ops Seat: wer in deinem Team welchen braucht

Wer direkt mit Kunden arbeitet, braucht den vollen Zugang. Wer im Hintergrund automatisiert, auswertet und Regeln pflegt, kommt oft mit dem günstigeren aus. In Professional kostet der volle Zugang ab 100 € im Monat und der günstigere ab 50 €, deshalb lohnt es sich, jede Rolle einmal durchzugehen, bevor du Seats bestellst.

Der volle Zugang heißt GTM Seat. Er öffnet die Marketing-, Sales- und Service-Tools samt Breeze Assistant und Smart CRM und enthält alles, was ein Ops Seat kann. Der Ops Seat gibt Zugriff auf ausgewählte Funktionen für Automatisierung, Reporting und Governance und ist laut Katalog für Operations-Nutzer gedacht, die kundennahe Teams unterstützen. Jedes Konto braucht mindestens einen GTM Seat, und in Starter gibt es den Ops Seat gar nicht.

So kann die Aufteilung aussehen:

• GTM Seat: alle, die Kampagnen an Kunden schicken, Deals bearbeiten oder Tickets beantworten.
• Ops Seat: Marketing Ops und RevOps, die Workflows bauen, Reports pflegen und Berechtigungen verwalten, ohne selbst mit Kunden zu kommunizieren.

Beim Zuschnitt hilft dir ein Detail aus HubSpots Knowledge Base zum Seat-Modell: Credits verbrauchen kann nur, wer einen bezahlten Seat hat. Freie Nutzer und View-only-Nutzer lösen keinen Verbrauch aus.

Was verbraucht HubSpot Credits, und was bleibt frei?

Credits fallen dort an, wo HubSpot selbst Arbeit für dich erledigt, vor allem bei E-Mails, die HubSpot verschickt, bei ausgeführten Workflow-Aktionen und bei KI-Agenten. Wenn du weißt, welche dieser Funktionen in deinem Portal laufen und wie oft, kannst du deinen Monatsverbrauch abschätzen, bevor die erste Rechnung kommt.

Wie viele Credits eine Funktion kostet, legt das Rate Sheet von HubSpot fest. Bei E-Mails und Workflows sinkt der Satz mit dem Volumen, bei Agenten zählt jede erledigte Aufgabe. Brauchst du mehr, kostet ein zusätzlicher Credit laut Katalog 0,010 €.

Frei bleiben laut der Knowledge Base zu HubSpot Credits die 1:1-E-Mails, die dein Team aus einem verbundenen oder gehosteten Postfach schickt. In Workflows kosten Verzweigungen (Branches), Verzögerungen (Delays) und Go-to-Aktionen nichts, jede andere Aktion schon. Auch ein Report auf einem Data-Studio-Dataset verbraucht keine Credits, und Calling-Minuten und Custom Events belasten dein Konto erst, wenn sie das inklusive Kontingent übersteigen.

Beta-Funktionen können später Credits verbrauchen, und HubSpot kann die Sätze anpassen, laut Knowledge Base möglichst mit 30 Tagen Vorlauf. Die Zahlen oben geben deshalb den Stand vom 1. Oktober 2026 wieder, für deine Planung zählt immer das aktuelle Rate Sheet.

Warum musst du Marketing Contacts nicht mehr aussortieren?

Weil sie im Seats-and-Credits-Modell nicht mehr extra kosten. Bisher hat jeder Kontakt, der als Marketing Contact markiert war, die Rechnung erhöht, deshalb hat es sich gelohnt, Kontakte zurückzustufen. Jetzt zählen Marketing Contacts zur Record-Kapazität deiner Edition, und Kosten entstehen erst, wenn du ihnen tatsächlich etwas schickst.

Zur Record-Kapazität zählen laut Katalog alle Objekttypen eines Kontos, also auch Unternehmen, Deals und Tickets. Starter bringt 25'000 Records mit, Professional 250'000 und Enterprise 15 Millionen. Reicht das nicht, erweiterst du in Starter und Professional mit dem Basic Records Limit Increase für 5 € im Monat je 1'000 Records. In Enterprise kostet der Scaled Records Limit Increase 100 € im Monat je 1 Million Records, bis höchstens 50 Millionen je Konto.

Für dich heißt das: Kontakte, die du bisher aus Kostengründen gelöscht hättest, kannst du behalten und sauber segmentieren. Achte dabei auf die Record-Kapazität, denn dort zählen alle Objekte zusammen. Läuft dein Vertrag noch im alten Modell, gilt weiter, was wir zu Marketing Contacts im Enterprise-Vertrag beschrieben haben.

Wie wirkt sich dein E-Mail- und Workflow-Volumen auf die Credits aus?

Je mehr du verschickst und automatisierst, desto weniger Credits kostet die einzelne E-Mail oder Aktion, weil HubSpot nach Volumen staffelt. Eine E-Mail aus einem Workflow zählt allerdings doppelt, einmal für den Versand und einmal für die Workflow-Aktion. Wenn du Nurturing-Strecken planst, rechnest du deshalb beides zusammen.

So steht es ausdrücklich in der Knowledge Base zu HubSpot Credits. Dort zählt HubSpot auch auf, welche E-Mails Credits verbrauchen: Marketing-, Transaktions- und automatisierte E-Mails, dazu Meeting-Erinnerungen und Umfragen. Wie viele Credits brauchst du also im Monat? Für eine erste Schätzung reichen zwei Zeilen:

Credits für E-Mails im Monat = Anzahl Sends × Credits je Send in deiner Volumenstufe

Credits für Workflows im Monat = ausgeführte Aktionen ohne Verzweigungen, Verzögerungen und Go-to-Aktionen × Credits je Aktion in deiner Volumenstufe

Die Volumenstufen stehen im Rate Sheet, deinen tatsächlichen Verbrauch je Funktion siehst du später im Portal. In Professional und Enterprise kannst du E-Mails und Workflow-Aktionen zusätzlich über feste Monatskontingente (Capacity Packs) planbar machen: Was ein Pack abdeckt, verbraucht keine Credits, sie fallen erst für die Menge darüber an.

So behältst du den Credit-Verbrauch im Griff

Mit Limits auf drei Ebenen und Benachrichtigungen, bevor das Kontingent aufgebraucht ist. Du legst fest, wie viele Credits das ganze Konto im Monat verbrauchen darf, begrenzt einzelne Funktionen und kannst jede davon pausieren. So bleibt dein Verbrauch planbar, auch wenn später KI-Agenten dazukommen.

Alle Einstellungen dazu findest du unter Account & Billing im Tab HubSpot Credits. Die drei Ebenen bauen aufeinander auf:

1. Kontolimit: die Obergrenze für alle Funktionen zusammen, im Portal „Maximum monthly credits“.
2. Limit je Funktion: eine Obergrenze für ein einzelnes Tool wie den Prospecting Agent. Dieses Limit reserviert keine Credits und darf nicht über dem Kontolimit liegen.
3. Limit je Aktion: eine eigene Grenze für einzelne Aktionen, derzeit nur bei Intent.

Sobald du Credits zukaufst, setzt HubSpot das Kontolimit automatisch auf 50 % über deinen monatlichen Credits. Die Knowledge Base zu HubSpot Credits rechnet das an einem Enterprise-Konto vor: 15'000 inklusive Credits plus 151'000 zugekaufte ergeben 166'000 Credits im Monat, das Kontolimit liegt danach bei 249'000. Erreicht das Konto diese Grenze, pausieren alle Funktionen, die Credits brauchen, bis sich die Credits im nächsten Monat zurücksetzen (Reset). Ein Limit je Funktion ändert daran nichts, es legt nur fest, wie viel ein einzelnes Tool davon nehmen darf.

Damit dich das nicht überrascht, bekommen Super Admins und Billing-Kontakte eine Nachricht bei 75 %, 85 % und 90 % Verbrauch und eine weitere, sobald das Limit überschritten ist. Im Bereich „Manage usage by feature“ siehst du, welche Funktion wie viele Credits verbraucht hat, und kannst jede einzeln pausieren. Die Historie zeigt den Verbrauch über einen frei gewählten Zeitraum, so planst du saisonale Spitzen wie einen Messeherbst im Voraus.

Unsere These: Limits gehören ins Portal, bevor der erste Agent läuft. Einem Agenten vorher einen Rahmen zu geben, ist einfacher, als ihn hinterher zu bremsen, und dein Budget bleibt vom ersten Tag an kalkulierbar.

Was passiert, wenn die Credits aufgebraucht sind?

Das hängt davon ab, ob du Credits zugekauft hast. Nutzt du nur die inklusiven Credits deiner Edition, pausieren die Funktionen, die Credits brauchen, bis zum nächsten Monat oder bis du nachkaufst. Hast du zugekauft, laufen sie weiter, und HubSpot rechnet die Überschreitung nachträglich nach Verbrauch ab (Pay-as-you-go).

Pay-as-you-go kostet laut Katalog 0,010 € pro Credit und wird monatlich nachträglich in Schritten von zehn Credits abgerechnet. Zum nächsten Reset springt dein Konto auf das ursprüngliche Limit zurück, es bleibt also nicht dauerhaft auf der höheren Stufe. Die Einstellung dazu ändern nur Super Admins und Billing Admins. Im älteren Seat-Modell gibt es zusätzlich das automatische Hochstufen auf das nächste Capacity Pack, dort ist Pay-as-you-go laut Knowledge Base für Käufe ab dem 16. September 2026 die Standardeinstellung.

Wann lohnt sich ein Capacity Pack oder ein Marketing Pack?

Sobald dein E-Mail- und Workflow-Volumen jeden Monat ähnlich hoch ist. Mit einem Pack kaufst du eine feste Menge zum Monatspreis, und was das Pack abdeckt, verbraucht keine Credits. Schwankt dein Volumen stark, bleibst du mit Pay-as-you-go beweglicher, denn ein zugekauftes Pack kannst du erst zum Ende der Laufzeit kündigen oder verkleinern.

Ein Marketing Pack bündelt Sends, Workflow-Aktionen und Credits zu einem Monatspreis und passt, wenn dein Team alle drei regelmäßig braucht. Brauchst du vor allem eines davon, ist das einzelne Capacity Pack die genauere Wahl. Für deine HubSpot Kosten zählt am Ende die Gesamtrechnung über Seats, Packs und Verbrauch, und in diese Rechnung gehört auch, was dein bisheriger Stack kostet. Was ein Wechsel ausmachen kann, zeigt unsere Case Study zu Workist: „-200k Kosten mit HubSpot statt Salesforce“. Kommst du selbst von Salesforce, findest du den Ablauf auf unserer Seite zur Migration von Salesforce zu HubSpot. Was dein heutiger Stack kostet, prüfst du vorab mit unserem SaaS-Einsparrechner.

Checkliste: So bereitest du dein Portal auf Seats und Credits vor

Räum zuerst auf, was später Credits verbraucht, und leg danach Rollen und Limits fest. Die Punkte unten machen dein Portal übersichtlicher, und die meisten senken den Verbrauch, ohne dass du auf eine Kampagne verzichten musst. Geh die Liste am besten mit der Person durch, die deine Workflows baut.

1. Such Workflows ohne erkennbaren Zweck und schalte sie ab, damit sie keine Aktionen mehr ausführen.
2. Plan E-Mails aus Workflows doppelt ein, einmal als Versand und einmal als Workflow-Aktion.
3. Teil Aussendungen an die ganze Datenbank in Segmente, damit jede Gruppe nur bekommt, was sie wirklich betrifft.
4. Behalte Kontakte, die du aus Kostengründen gelöscht hättest, und segmentiere sie sauber.
5. Konzentrier dein Nurturing auf die Leads, die es brauchen.
6. Leg für jede Rolle den passenden Seat fest: GTM Seat bei Kundenkontakt, Ops Seat für Automatisierung und Reporting.
7. Setz Kontolimit und Tool-Limits, bevor die ersten KI-Agenten laufen.
8. Leg fest, wer Super Admin oder Billing Admin ist und damit die Benachrichtigungen bekommt.

Warum wir Workflows in einer Einführung bewusst zuletzt bauen, erklärt unser Beitrag zur Reihenfolge einer HubSpot-Implementierung. Warum Marketing-Teams mit HubSpot schneller umsetzen, zeigt der Vergleich Marketo vs. HubSpot. Was wir als HubSpot Diamond Partner im CRM aufsetzen, findest du auf unserer Seite zu HubSpot-Beratung und Partnerwahl.