HubSpot + ERP Integration für mehr Effizienz, bessere Zusammenarbeit – und mehr Freude an der Arbeit

Viele Unternehmen digitalisieren bestehende Prozesse, SpotCom wollte jedoch mehr: weniger administrativen Aufwand, mehr Transparenz, nachhaltige Prozesse, bessere Zusammenarbeit zwischen Teams, und vor allem: mehr Zeit für die eigentliche Arbeit mit Kunden.

Gemeinsam mit Sales Playbook implementierte SpotCom HubSpot als zentrales CRM und integrierte es in die bestehende ERP-Landschaft. Der Fokus lag dabei nicht auf „noch mehr Software“, sondern darauf, dieselben Dinge endlich besser zu machen.

Ausgangssituation

SpotCom arbeitete bereits mit funktionierenden Prozessen – allerdings waren viele Abläufe stark personenabhängig. Das Wissen lag häufig in einzelnen Köpfen statt im System.
Follow-ups wurden manuell organisiert.  Listen, Erinnerungen und Pipeline-Übersichten entstanden individuell.

Mit wachsendem Geschäft wurde klar, dass diese Arbeitsweise nicht skalierbar ist.

„Wir haben wahnsinnig viele Sachen schon genau so gemacht, wie wir sie auch jetzt machen – aber immer aus uns selbst heraus. Irgendwann stößt man da an Grenzen.“
— Isabel Kiehne, Prokuristin / Leiterin Account Management & Consulting

Zusätzlich fehlte Transparenz:

• Welche Deals sind offen?
• Welche Produkte performen gut?
• Wo liegen Verantwortlichkeiten?
• Welche Prozesse funktionieren wirklich?

Die Herausforderung: CRM & ERP sinnvoll verbinden

Besonders wichtig war für SpotCom die Integration des bestehenden ERP-Systems. Das ERP blieb die führende Plattform für operative und buchhalterische Prozesse. HubSpot sollte ergänzend das Customer Relationship Management modernisieren – ohne bestehende Abläufe unnötig zu ersetzen.

Dabei ging es nicht nur um Technik. Es ging um klare Verantwortlichkeiten, saubere Schnittstellen und eine durchgängige Customer Journey zwischen Vertrieb, Kundenmanagement und operativen Prozessen.

„Das Wichtigste war, dass diese beiden Systeme zusammenspielen. Wo sind die Schnittstellen? Welche Kommunikation brauchen wir überhaupt? Nicht nur zwischen den Tools, sondern auch im Team.“
— Julica Samy

Gerade die ERP-Integration stellte besondere Anforderungen:

• bestehendes On-Premise-System,
• komplexe Medien- und Projektprozesse,
• flexible Angebots- und Auftragsstrukturen,
• laufende Änderungen innerhalb von Kundenprojekten.

Ein Standard-CRM-Prozess für eine B2B Software Firma o.ä. hätte hier nicht funktioniert.

Der Ansatz: Erst SpotCom, dann HubSpot 

Anstatt einfach einen Standardprozess in HubSpot abzubilden, hinterfragte SpotCom gemeinsam mit Sales Playbook zunächst die eigenen Abläufe. Jeder Prozessschritt wurde neu bewertet:

• Welche Informationen werden wirklich benötigt?
• Welche Stages machen Sinn?
• Wo entstehen unnötige Aufgaben?
• Welche Automatisierungen helfen tatsächlich?

„Wir haben nicht nur ein neues Tool implementiert, sondern unsere Prozesse komplett hinterfragt.“
— Julica Samy

Das Ergebnis war kein „CRM von der Stange“, sondern ein Setup, das sich an die tatsächliche Arbeitsweise des Unternehmens anpasst.

Besonders wichtig war dabei:

• keine unnötige Komplexität,
• keine überladenen Pflichtfelder,
• keine Prozesse nur „für das System“.

Mehr Zeit für Dialog statt Datenpflege

Ein zentrales Ziel der Einführung war es, Mitarbeitende von repetitiven Aufgaben zu entlasten. Viele Tätigkeiten liefen bereits vorher – aber manuell:

• Erinnerungen setzen,
• Listen pflegen,
• Verkaufschancen nachverfolgen,
• Wiedervorlagen organisieren,
• Daten zwischen Systemen übertragen.

Durch Automatisierungen in HubSpot und die ERP-Anbindung wurden diese Prozesse deutlich effizienter. Das Ergebnis:

Die Teams verbringen weniger Zeit mit Administration – und mehr Zeit mit Kunden, Projekten und Zusammenarbeit.

„Wir wollten Technik nutzen, um Menschen zu entlasten – nicht um noch mehr Technik einzuführen.“
— Isabel Kiehne

Mehr Transparenz & Zufriedenheit

Ein weiterer Effekt der Einführung war die neue Transparenz innerhalb der Teams. Nicht nur Führungskräfte, sondern auch Mitarbeitende selbst erhalten heute bessere Einblicke in:

• Vertriebsprozesse,
• Aufgabenstände,
• Verantwortlichkeiten,
• Aktivitäten,
• und gemeinsame Ziele.

Dadurch entstand ein stärkeres gemeinsames Verständnis für Prozesse und Prioritäten.

„Man merkt richtig dieses Gefühl, ein gemeinsames Ziel zu haben und sich gemeinsam weiterzuentwickeln.“
— Julica Samy

Besonders wichtig:  Die Transparenz wurde intern nicht als Kontrolle wahrgenommen, sondern als Unterstützung.

„Auch Mitarbeitende sehen jetzt besser, warum bestimmte Daten wichtig sind und welchen Nutzen sie selbst davon haben.“
— Isabel Kiehne

HubSpot + ERP: Flexibel statt starr

Gerade im Medienumfeld von SpotCom ändern sich Kundenanforderungen häufig dynamisch. Das bedeutete:  Das CRM musste flexibel bleiben.

Angebote, Leistungen oder Projekte können sich laufend verändern – anders als in klassischen Standard-Vertriebsprozessen. Gemeinsam wurde deshalb ein System aufgebaut, das mit dem Unternehmen mitwachsen kann.

„Der Prozess war für uns selbst ein Learning. Wir wussten am Anfang nicht exakt, wie alles laufen wird.“
— Julica Samy

Diese Kombination schuf eine nachhaltige Grundlage für zukünftiges Wachstum:

• flexibles HubSpot-Setup,
• funktionierende ERP-Integration,
• klaree Verantwortlichkeiten,
• und kontinuierliche Weiterentwicklung

Das Ergebnis

Heute arbeitet SpotCom mit:

• klareren Prozessen,
• besserer Datenqualität,
• automatisierten Abläufen,
• höherer Transparenz,
• und deutlich weniger administrativem Aufwand.

Besonders bemerkenswert: Die Teams haben nicht das Gefühl, „mehr CRM-Arbeit“ zu leisten, im Gegenteil, und genau das wirkt sich langfristig auch auf Motivation, Zusammenarbeit und Talentbindung aus.

„Es macht einfach mehr Spaß, mit HubSpot zu arbeiten.“
— Julica Samy

Fazit

Die Einführung von HubSpot bei SpotCom war weit mehr als ein CRM-Projekt. Durch die intelligente Integration mit dem bestehenden ERP-System entstand eine moderne Vertriebs- und Prozesslandschaft, die:

• Menschen entlastet,
• Teams verbindet,
• Transparenz schafft,
• Prozesse standardisiert,
• und gleichzeitig flexibel bleibt.

Oder wie SpotCom es selbst beschreibt:
„Wir machen heute dieselben Dinge wie vorher – aber einfach deutlich besser.“

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