HubSpot sanieren oder neu aufsetzen

Wie sieht ein verwahrlostes HubSpot aus?

Ein verwahrlostes HubSpot sieht selten leer aus. Es sieht aus wie ein System, das seit Jahren technisch vorhanden ist, aber niemandem gehört. Die Daten sind unübersichtlich, die Segmentierung fehlt, und den Dashboards traut niemand mehr. Dabei war das Werkzeug selbst nie kaputt.

Zwei veröffentlichte Fälle zeigen, wie das konkret aussieht. Das HubSpot von Platformatic war laut eigener Case Study "vorhanden, aber nicht wirksam genutzt". Es lief mit "unübersichtlichen, unorganisierten Daten" und ohne "klare Segmentierungs- und Qualifizierungskriterien". Perspective beschreibt dieselbe Lücke aus Gründersicht: "das hatten wir damals einfach nicht". Gemeint waren Basis-Dashboards, Deal-Grösse, Sales-Cycle und Conversion-Rate. Beide Unternehmen hatten Erfahrung mit CRM. Beiden fehlte schlicht jemand, dessen Aufgabe es war, das System bei jeder Veränderung des Geschäfts ehrlich zu halten.

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Der Reifegrad-Check und die Aufwandsrechnung in Personentagen, bevor die Entscheidung fällt. Dazu die Prozessteile, die beim Go-Live brechen, und die Wahl zwischen Reparatur und Neuaufbau.

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Sanieren, Governance nachrüsten oder neu aufsetzen: Was braucht dein HubSpot?

Welche Lösung passt, hängt nicht davon ab, wie chaotisch es aussieht. Es zählt, was unter der Oberfläche kaputt ist. Eine intakte Struktur mit chaotischen Daten braucht eine Bereinigung. Ein fehlender Eigentümer braucht Governance. Nur ein echter Wechsel der Methodik, etwa durch eine Finanzierungsrunde, rechtfertigt ein vollständiges Rebuild.

Vier Situationen wiederholen sich in unserer Kundenbasis oft genug, um als Entscheidungsregeln zu funktionieren. Lass dich dabei nicht von der Oberfläche leiten. Wie schlimm ein System aussieht, sagt wenig darüber, was darunter tatsächlich kaputt ist.

Diese vier Regeln schliessen sich nicht aus. Die meisten echten Mandate kombinieren mindestens zwei davon. START GLOBAL ist dafür das Paradebeispiel: eine Organisation, bei der laut Case Study "jedes Jahr über 50 % des Teams wechseln".

Jahre dieser Fluktuation hinterliessen Deals aus verschiedenen Epochen in denselben Pipelines. Dazu kamen Dubletten und ein Prozess, der komplett davon abhing, wer gerade zuständig war. Das ist genau die Art von Drift, die kein einmaliger Bereinigungs-Sprint löst. Die Ursache erzeugt bei jeder neuen Übergabe wieder frisches Chaos. Es ist ein Governance-Problem, kein Daten- und kein Methodik-Problem.

Was gehalten hat, waren Namenskonventionen und Pflichtfelder auf den Objekten, die wirklich zählen. Dazu kamen klar dokumentierte Übergabepunkte, wann immer im Vertrieb jemand wechselte. Kein Neuaufsetzen also, und auch keine einmalige Dublettenbereinigung. Der Unterschied zwischen beiden Wegen zeigt sich erst nach einigen Monaten: Eine Bereinigung ist nach dem nächsten Teamwechsel wieder hinfällig, eine dokumentierte Übergabe nicht.

Fünf Case Studies, fünf verschiedene Ausgangslagen, und nur eine davon brauchte ein strukturelles Rebuild. Dieses Verhältnis ist der eigentliche Befund, nicht eine einzelne Zahl in der Tabelle.

Warum geht es schief, den Vertrieb für ein "richtiges" Rebuild einzufrieren?

Frierst du den Vertrieb für ein Rebuild ein, wartet die Pipeline trotzdem nicht auf deinen Migrationszeitplan. Ein monatelanger Stopp kostet mehr Umsatz, als das Rebuild je einspart. Eine phasenweise Migration lässt die Deals dagegen in der alten Struktur weiterlaufen, während die neue darunter entsteht.

Das gilt auch dann, wenn ein Rebuild die richtige Entscheidung ist. Über Geld sparen oder Geld verbrennen entscheidet die Reihenfolge.

Wie sieht eine phasenweise Sanierung konkret aus?

Eine phasenweise Sanierung trennt zuerst Daten-, Governance- und Strukturprobleme. Dann rüstet sie die fehlende Governance nach, damit dasselbe Chaos nicht wieder auftaucht. Die Struktur wird vor den Daten darin repariert. Migriert wird in Etappen gegen die laufende Pipeline, nie in einem einzigen Schnitt, der den aktiven Vertrieb anhält.

Die Reihenfolge zählt mehr als die einzelnen Fixes. Fang mit der Ebene an, die dich gerade am meisten Vertrauen kostet, nicht mit der, die sich am einfachsten beheben lässt.

Bei Möhrle Happ Luther hat André Ketzel den Ausgangspunkt präzise zusammengefasst: "There was a CRM without there being a CRM… they wanted to have some kind of well-dosed growth that they could steer."

Das ist zuerst ein Strukturproblem und erst danach ein Datenproblem. Solange die Pipeline-Stages nicht abbilden, wie Deals tatsächlich laufen, behebt keine Dublettenbereinigung ein falsches Reporting.

1. Erst diagnostizieren, dann anfassen. Trenn, was Daten-, Governance- und Strukturproblem ist. Jedes braucht eine andere Reihenfolge.
2. Fehlende Governance zuerst nachrüsten. Namenskonventionen, Pflichtfelder und Objekt-Eigentümerschaft verhindern, dass dasselbe Chaos hinter jedem anderen Fix wieder auftaucht.
3. Struktur vor Daten reparieren. Saubere Daten in falschen Pipeline-Stages liefern immer noch falsche Reports.
4. Phasenweise gegen die laufende Pipeline migrieren. Halte den aktiven Vertrieb für die Reparatur nie an. Warum, steht oben beim teuren Fehler.

Nichts davon ersetzt HubSpots eigene Werkzeuge. Die Knowledge-Base-Artikel zur Dublettenzusammenführung und zu den Datenqualitäts-Tools decken die Mechanik ab: Dubletten zusammenführen, Formatierungsfehler beheben. Was sie nicht beantworten, ist die Frage nach der Reihenfolge von oben. Ergeben diese Tools überhaupt Sinn, bevor die Governance-Ebene steht?

Genau deshalb laufen unsere HubSpot-Sanierungsmandate mit Fixed Scope und Fixed Price statt nach offenen Stunden. Die Diagnose legt den Umfang vorher fest. So hat niemand einen Anreiz, unterwegs noch mehr zu finden, das zu reparieren wäre.

SalesPlaybook ist HubSpot Diamond Solutions Partner mit 39+ 5-Sterne-Bewertungen im HubSpot Solutions Directory. Wir entscheiden diese Frage am Reifegrad, nicht am Bauchgefühl. Bei figure it war Sanieren die richtige Antwort: „-30% Vertriebs-Admin innert Wochen bei 2 Tagen einmaligem Aufwand“.