CRM-Einführung: Ablauf, Dauer, Aufwand

Warum ist „Wie migriere ich zu HubSpot?“ die falsche erste Frage?

Wer zuerst nach der Anleitung für die Migration fragt, hat die eigentliche Entscheidung schon getroffen, ohne sie zu prüfen. Die Frage, die eine CRM-Entscheidung trägt, lautet anders: Wie viele Stunden bindet das Projekt in deinem Team? Gemeint sind CEO-Zeit, Datenbereinigung und Freigaben. Ohne diese Zahl bleibt jede Migrationsentscheidung eine Vermutung.

Wie sich diese Lücke anfühlt, zeigt der Titel eines Diskussionsstrangs im Subreddit r/hubspot: „New CRM for one person team requires $1500 'onboarding'.“ Der Frust richtet sich nicht gegen das Produkt. Er richtet sich gegen eine Kostenposition, die vorher niemand konkret genannt hatte. Das Muster dahinter ist fast nie technisch. Es ist eine Erwartung, die vor dem Projektstart nie beziffert wurde.

In DACH-Softwareunternehmen mit 30 bis 150 Mitarbeitenden kommt ein zweiter Effekt dazu. Die Rolle, die eine CRM-Entscheidung intern trägt, ist selten hauptamtlich besetzt. Meist übernimmt sie die CRO, der Head of Sales oder die Gründerin nebenher, parallel zum Tagesgeschäft. Genau die Zeit dieser Personen war in beiden Fällen weiter unten die knappste Ressource, nicht das Budget.

Was bindet das Projekt intern, und was nicht?

Die Lizenzkosten sind der planbare Teil einer CRM-Einführung. Unplanbar ist die Führungszeit. Das Datenmodell braucht Entscheidungen, die Pipeline-Struktur braucht Freigaben. Und eine Zeit lang arbeitet der Vertrieb parallel im alten und im neuen System. Wer nur die Rechnung des Partners budgetiert, übersieht die grössere Kostenposition.

Drei Kostenblöcke tauchen dabei immer wieder auf. Der erste ist die Entscheidungszeit der Geschäftsführung, der zweite die Datenbereinigung im Altsystem. Der dritte ist der Schulungsaufwand für Vertrieb und RevOps. Keiner davon steht auf der Rechnung der HubSpot-Agentur.

Den dritten Block unterschätzen die meisten. Ein Vertriebsteam hat oft über Jahre mit eigenen Excel-Spalten, Pipedrive-Feldern oder Salesforce-Custom-Objects gearbeitet. Es braucht Zeit, bis es demselben Datenmodell in HubSpot vertraut. Verkürzen kannst du diese Zeit mit klaren Verantwortlichkeiten und einem engen Zeitrahmen für den Parallelbetrieb. Wegplanen kannst du sie nicht.

Was kostet eine CRM-Einführung?

Wer nach dem Preis einer CRM-Einführung fragt, bekommt meist eine Zahl für einen von drei Posten. Die beiden anderen fallen trotzdem an, stehen aber auf keiner Rechnung. Erst zusammen ergeben sie das Budget, das dein Projekt wirklich bindet, und erst dann lässt sich ein Angebot beurteilen.

Unsere These: den dritten Posten zuerst zu beziffern verändert die Partnerwahl. Wer nur die ersten beiden kennt, vergleicht Angebotssummen und zahlt die Differenz in Führungszeit, die in keinem Business Case auftaucht. Deshalb nennen wir die Spanne offen, statt sie erst im Erstgespräch aufzumachen. Von CHF 5.000 bis 50.000 liegt der Abstand zwischen einem einzelnen Hub und einem Umbau über Marketing, Sales und Service.

Für dich heisst das: hol zwei Angebote und stell ihnen deine eigene Schätzung für den dritten Posten daneben. Die vier Faktoren weiter unten reichen dafür aus, und du brauchst dafür keine Beratung. Das Angebot, das die interne Zeit mitplant, ist am Ende meist das günstigere, auch wenn seine Summe höher steht.

Wie sehen zwei belegte CRM-Migrationen in der Praxis aus?

Zwei veröffentlichte SalesPlaybook-Projekte zeigen, in welcher Grössenordnung sich der interne Aufwand bewegt, wenn die Migration strukturiert läuft. MAIA by Prodlane wechselte von Pipedrive zu HubSpot, Workist kam von Salesforce. Beide Fälle sind öffentlich. Beide Zahlen haben wir für diesen Artikel live gegen die Case Study geprüft.

Wie läuft eine CRM-Einführung Schritt für Schritt ab?

Der Ablauf ist in fast allen Projekten derselbe. Was sich unterscheidet, ist die Dauer je Phase. Die vier Phasen unten zeigen die Reihenfolge, in der Entscheidungen fallen müssen, nicht die Reihenfolge, in der ein Angebot sie auflistet.

Als Grössenordnung für die reine Umsetzung nennen wir fünf Wochen pro Hub. Die beiden oben belegten Projekte lagen bei unter zwei und unter drei Monaten gesamt. Das schliesst die Entscheidungszeit ein, und genau die lässt sich nicht einkaufen. Wenn du den Kalender prüfen willst, prüf deshalb Phase 1 und 2. Dort entstehen die Verzögerungen, nicht in Phase 3.

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Warum scheitern CRM-Projekte wirklich?

CRM-Projekte scheitern selten an der Technik. Meist scheitern sie, weil vor dem Start niemand eine realistische Grössenordnung für den internen Aufwand genannt hat. Dann rechnen Führung, Fachbereiche und Partner mit unterschiedlichen Erwartungen. Und das Projekt verliert Tempo, sobald die erste Verzögerung eintritt.

Das gilt unabhängig vom Ausgangssystem. Ob Pipedrive, Salesforce oder eine gewachsene Excel-Landschaft: Die Fehlerquelle ist fast nie das Zielsystem HubSpot, sondern die Lücke zwischen Erwartung und tatsächlich gebundener Zeit.

Ein zweites Muster kommt fast immer dazu. Der Business Case wird auf Basis der Angebotssumme geschrieben, nicht auf Basis der internen Stunden. Steigt die Rechnung, wird nachverhandelt. Bindet das Projekt doppelt so viel Führungszeit wie erwartet, merkt das oft erst die Geschäftsführung selbst. Und zwar mitten im Projekt, wenn eine Korrektur am teuersten ist.

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CRM-Einführung: was sie intern wirklich kostet

Der Reifegrad-Check und die Aufwandsrechnung in Personentagen, bevor die Entscheidung fällt. Dazu die Prozessteile, die beim Go-Live brechen, und die Wahl zwischen Reparatur und Neuaufbau.

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Wie schätzt du den internen Aufwand vor der Entscheidung ein?

Vier Faktoren bestimmen, ob dein Team eine CRM-Einführung wochen- oder monatelang spürt. Du kannst sie vor der Entscheidung prüfen, nicht erst danach. Genau das unterscheidet einen Business Case, der hält, von einem, der nach der ersten Verzögerung neu verhandelt wird.

Für keinen der vier Punkte brauchst du eine Beratung. Klären lassen sie sich in einem internen Gespräch von 30 Minuten, bevor du überhaupt ein Angebot einholst.

Was heisst das für deine Entscheidung?

Wer eine CRM-Einführung an der Lizenzrechnung festmacht, kalkuliert das falsche Risiko. Die belegte Grössenordnung aus zwei realen Projekten liegt bei unter 20 Stunden CEO-Aufwand und unter zwei bis drei Monaten Laufzeit. Daran siehst du, dass ein strukturierter Prozess den internen Aufwand kleinhält. Das ist der eigentliche Hebel bei der Partnerwahl, nicht die Lizenzstaffel.

Suchst du die technische Durchführung statt der Vorentscheidung, findest du die Schritt-für-Schritt-Anleitung im Artikel zur Salesforce-zu-HubSpot-Migration mit Smart Transfer. Willst du zuerst den Fixed-Scope-Rahmen verstehen, bevor überhaupt ein Partner im Gespräch ist? Dort findest du die Struktur, an der sich beide Fälle oben orientiert haben.

Wie klein dieser interne Aufwand ausfallen kann, ist belegt: Bei MAIA by Prodlane lief die Migration in weniger als 2 Monaten bei unter 20 Stunden CEO-Aufwand, umgesetzt von SalesPlaybook. SalesPlaybook ist HubSpot Diamond Solutions Partner mit 39+ 5-Sterne-Bewertungen im HubSpot Solutions Directory.