100 % monatliches Umsatzwachstum – ohne zusätzliches Personal

Wie sipgate aus einem historisch gewachsenen Vertrieb ein messbares, skalierbares Ihr Vertriebssystem gemacht hat mit hands-on Vertriebsleitung auf Zeit & HubSpot als Ihr Vertriebssystem

4 Monate in Folge hat sipgate den Umsatz mit Mid-Market-Zielkunden jeden Monat verdoppelt – ohne auch nur ein einziges zusätzliches Vertriebstalent. Kein neues Team. “Nur” ein Ihr Vertriebssystem, das zum ersten Mal messbar, standardisiert und steuerbar wurde.

„In den letzten vier Monaten haben wir jeden Monat den Umsatz in dem Segment verdoppelt – vom Monat vorher. Weil wir die Leads besser erkennen, besser bearbeiten und an jedem Schritt kontinuierlich so viel Arbeit reingesteckt haben. Alle Schritte werden besser, und es hört nicht auf.“

— Suse Hagedorn, sipgate

Die Ergebnisse auf einen Blick

Die Ausgangslage: Ein Vertrieb, der nicht für die Skalierung gebaut war

sipgate ist im Kern eine fantastische Product-Led-Company. Das Produkt ist Weltklasse, der Funnel im Self-Service stabil. Mit dem neuen AI Agents Offering wurde das Produkt neu auch für größere Unternehmen nutzbar und das Mid-Market-Segment mit 100 bis 300 Mitarbeitenden zum strategischen Ziel. Genau dafür fehlte jedoch ein planbares, skalierbares Ihr Vertriebssystem.

„Wir sind im Herzen eine Product-led-Company – 90 Prozent der Leute hier machen Produkt und Technik. Wir hatten faktisch keinen Sales-Prozess. Größere Deals sind eher aus Versehen in den Funnel gepurzelt. Wir standen quasi bei null.“

— Suse Hagedorn, sipgate

Der Vertrieb war historisch gewachsen, produkt- und personenabhängig, und lief über fragmentierte Pipelines. Es fehlte die Sichtbarkeit, um zu steuern – und ohne Sichtbarkeit lässt sich kein Wachstum steuern.

„Ein Sales-Funnel ist lang und hat viele Schritte. Wenn du nicht auf jedem Schritt eine gute Messbarkeit hast, siehst du auch nicht, an welchem Schritt Dir der Deal verloren geht.“

— Suse Hagedorn, sipgate

Was sich veränderte: Das CRM vom System auf Record zum System auf Action

„Es ist ein Riesenunterschied, ob du ein System auf Record hast, wo du ein Viertel deiner Zeit mit Suchen und Rumklicken verbringst – oder ein System auf Action, wo du verstehst: Diese Schrauben müssen wir drehen, um 100 % Wachstum Monat für Monat aufrechtzuerhalten.“

— Manuel Hartmann, SalesPlaybook

1. Erst aufräumen, statt einstellen

Der ursprüngliche Auftrag an Vertriebsleiter auf Zeit Alen Cerovina lautete: schnell ein Sales-Team aufbauen. Der erste Schritt war das Gegenteil.

„Mein Auftrag war: Wir müssen jetzt zehn Leute finden, die hier Sales machen. Alens erster Schritt war: Mach mal langsam, wir gucken erst, wie weit wir kommen. Ich bin dankbar, dass er mich ausgebremst hat – man kann nicht alles mit Invest lösen, solange die Prozesse nicht stimmen.“

— Suse Hagedorn, sipgate

Das Ergebnis: Eine mehrfach sechsstellige Summe an fixen Lohnkosten wurde nicht in den Personal-Aufbau gesteckt, der ohne Struktur nur Chaos erzeugt hätte – und das Wachstum kam trotzdem, nur eben aus dem System statt aus mehr Köpfen.

2. Ein einheitlicher Prozess über sechs Produktlinien

Cloud PBX, Trunking, AI Agents, Contact Center, Satellite Business und AI Flow wurden in einen gemeinsamen Sales-Prozess überführt – mit klaren Stages von Bedarfsanalyse Scheduled über POC und Buying Decision bis Closed Won. Differenziert wird über Segment und Produkt: vom Self-Service im kleinsten Tier bis zum Enterprise-Deal ab 301 Seats. Und die Erkenntnis, dass nicht jedes Produkt denselben Rhythmus hat, wurde erst durch Messbarkeit sichtbar.

„Bei den AI Agents sind Kaufentscheidungen viel schneller herbeiführbar, als wir dachten. Das siehst du aber nur, wenn du das überhaupt als Metrik mit reinnimmst und sagst: Ich mess das jetzt mal.“

— Suse Hagedorn, sipgate

3. Vertriebsschulung am echten Deal – statt Skript

Zwölf Mitarbeitende aus Sales, Account Management, Sales Operations und Technical Vertriebsschulung wurden befähigt – über 1:1-Coachings, Shadowing und Deal Reviews direkt an der laufenden offene Verkaufschancen.

„Er hat sich mit den Leuten hingesetzt und gesagt: Ich schaffe das, dass die besser werden, indem ich mir angucke, wie sie gerade verkaufen – und Tipps am konkreten Deal gebe, der jetzt in der offene Verkaufschancen ist. Nicht theoretische Schulungen, die euch die Zeit klauen.“

Wir haben da nicht einfach einen neuen Prozess drübergebügelt. Er hat sich genau angeguckt, was es schon gibt. Alle haben sich committed, alle haben den Prozess mitgebaut – jeder in der Firma kennt ihn.“

— Suse Hagedorn, sipgate

HubSpot: von fragmentierten Pipelines zu einer Source of Truth

„Vorher hatten wir pro Produkt und teilweise pro Tier und pro Prozess eine eigene offene Verkaufschancen. Aus Datenqualitätssicht und für die Übersicht der Sales Reps war das einfach super messy.

Ein qualifizierter Lead bedeutet: Wir haben ihn in ICP-Tiers eingeordnet. Danach routet das System automatisch an den richtigen Mitarbeiter für die Bedarfsanalyse und den weiteren Sales-Prozess.“

— Eric Mattner, SalesPlaybook

Heute leben alle Produkte und alle Tiers – außer reinem Product-Led Growth – in einer Sales-offene Verkaufschancen. Leads werden nach ICP-Tiers qualifiziert und automatisch an den richtigen Mitarbeiter geroutet. Der eigentliche Durchbruch war Sichtbarkeit – die Voraussetzung für jede Steuerung.

Auf dieser Basis entstand echte Steuerung: MEDDIC-orientierte Pflichtfelder, Dashboards von der Executive-Sicht bis auf den einzelnen Mitarbeiter, plus eine angebundene Account-Management-offene Verkaufschancen mit Churn-Risk, Health-Scoring und Expansion-Potenzial.

„Es ist wie ein Steuerbord, auf das man guckt. Ich kann jede einzelne Stelle messen und den Gesamtprozess. Wenn eine Conversion Rate runtergeht, weiß ich genau, woran es liegt – wir haben Health-Checks auf den Prozessen definiert und reparieren gezielt die eine Stelle.“

— Suse Hagedorn, sipgate

Warum Vertriebsleitung auf Zeit ad interim statt sofort ein fester Head of Sales

„Uns fehlte das komplette Mittelmanagement. Es gibt keinen Head of Sales, die Teams sind selbst organisiert – da war die Lücke im System.“

— Suse Hagedorn, sipgate

Eine Mid-Market-Sales-Organisation aufzubauen war für sipgate Neuland – und genau deshalb war externe Erfahrung wertvoller als eine schnelle Festanstellung.

„Ich habe noch nicht 10x eine Sales-Organisation aufgebaut. Externe bringen genau die Erfahrung mit, die mir fehlt. Ich wollte erst lernen, was mir an so einer Rolle wichtig ist, bevor ich mich langfristig auf eine Person committe, die ich noch gar nicht beurteilen kann. Der Vorteil ist: Du fängst von Tag eins an, Sachen besser zu machen. Du hast nicht jemanden, der sich erst reinarbeiten muss. Und wir haben ein maximal hohes Maß an Standard eingeführt – etwas, das funktioniert und skalierbar ist, ein Standard aus dem Markt, statt wieder etwas selbst Gebasteltes.“

— Suse Hagedorn, sipgate

„Wir wollen kein System bauen, das zusammenfällt, wenn wir nicht mehr da sind. Es geht um ein Ihr Vertriebssystem für planbares, skalierbares Wachstum – wie ein Ihr Vertriebssystem: saubere Daten, Automatisierung, klare Verantwortlichkeiten, ohne unnötig zusätzliche Stellen und Tools.“

— Manuel Hartmann, SalesPlaybook

So konnte sipgate mit Klarheit die richtige Person für die dauerhafte Rolle finden – der neue Vertriebsleiter startet im August und findet eine fertige Struktur vor, statt sich ins Chaos einarbeiten zu müssen.

Der Ausblick

Das Fundament steht – jetzt folgt die Skalierung: der gezielte Team-Aufbau mit Vertriebsmitarbeiter für die Erstansprache und AEs, die Expansion in den europäischen Markt (Schwerpunkt Niederlande und Belgien) und die weitere Vereinheitlichung der Produkt-Suite für mehr Share of Wallet pro Kunde.

„Wir sind weit gekommen mit dem Funnel, aber jetzt ist er wirklich an seinen Grenzen – unsere Mitarbeitenden dürfen eigentlich nicht mehr in den Urlaub fahren, weil er so gut funktioniert. Also brauche ich Leute, Vertriebsmitarbeiter für die Erstansprache und AEs. Und nächstes Jahr starten wir das, was wir in Deutschland aufgebaut haben, im europäischen Markt.

„Alen hat mir zudem geholfen, mehr Klarheit über das Profil zu bekommen, das ich eigentlich haben will – auf welcher Ebene ich eine Person finden muss und wie ich sie beurteilen kann. Das hätte ich vor einem halben Jahr nicht gekonnt.

— Suse Hagedorn, sipgate