23 HubSpot-Fehler, die B2B-Unternehmen sechsstellig kosten (und wie man sie behebt)
HubSpot ist eine der leistungsstärksten Wachstumsplattformen im B2B-Bereich — dennoch zahlen Hunderte von Unternehmen fünfstellige Lizenzgebühren und verlieren dennoch jedes Jahr sechsstellige Verluste an vermeidbaren Fehlern.
Einführung — Warum HubSpot nach dem Motto „Set-and-Forget“ Geld vergeudet
HubSpot ist eine der leistungsstärksten Wachstumsplattformen im B2B-Bereich — dennoch zahlen Hunderte von Unternehmen fünfstellige Lizenzgebühren und verlieren trotzdem jedes Jahr sechsstellige Verluste an vermeidbaren Fehlern. Bei mehr als fünfzig Audits in den Bereichen SaaS, technologiegestützte Dienstleistungen und Fertigung wiederholt sich dasselbe Muster:
Unklare Eigentumsrechte an Daten und Prozessen
Zu viele einmalige Anpassungen, zu wenig Governance
Tolle Funktionen, die ungenutzt bleiben, weil niemand weiß, dass sie existieren
Laut mehrere CRM-Studien 2025, erzielen Unternehmen für jeden ausgegebenen Dollar eine durchschnittliche Rendite von fast dem 9-fachen, wenn ihre Plattform korrekt konfiguriert und eingeführt wird. Ist dies nicht der Fall, passiert das Gegenteil: Die Transparenz der Pipeline schwindet, die Mitarbeiter versinken in der Verwaltung und die Unternehmensleitung erblindet.
Im Folgenden sind die zwanzig teuersten Fallstricke aufgeführt, auf die wir immer wieder stoßen — plus umsetzbare Lösungen, die du noch heute anwenden kannst, damit HubSpot hält, was es verspricht: mehr Verkaufszeit, wiederholbare Ergebnisse und weniger Kopfschmerzen.
Warum die meisten HubSpot-Setups scheitern
Keine Regierungsführung: Jeder kann ein Feld, eine Pipeline oder einen Workflow ohne Überprüfung erstellen.
Isolierte Teams: Marketing, Vertrieb und Kundenerfolg verfolgen unterschiedliche „Wahrheiten“.
Technische blinde Flecken: unzureichend genutzte Funktionen wie Forecast, Data Quality Command Center oder prädiktive KI.
Wenn du diese Grundursachen löst, verschwinden mehr als die Hälfte Ihrer Downstream-Probleme. Die Entwicklung einer umfassenden CRM-Strategie — einschließlich klarer Prozesse, Lead-Management und Integration von Offline-Kontakten — ist vor der Implementierung von HubSpot unerlässlich, um ein effektives Kundenbeziehungsmanagement zu gewährleisten.
Die 20 teuersten HubSpot-Fehler — Detaillierte Aufschlüsselung
1. Aufgeblähte Immobilienliste
Problem — Hunderte von unbenutzten oder doppelten Feldern verbergen die wichtigen Erkenntnisse.
Auswirkung — Berichte laufen langsam, die Datenqualität sinkt, neue Mitarbeiter sind überfordert.
Reparieren
Erstelle eine Tabelle zur Immobilienzuweisung mit Eigentümer, Zweck und Feldtyp. Durch die Anpassung der Kontakteigenschaften und die Erstellung benutzerdefinierter Eigenschaften, die auf Ihre Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind, stelle sicher, dass du relevante Daten für eine bessere Segmentierung und Personalisierung erfasst.
Standardisiere die Namenskonventionen (z. B. ICP_Fit im Vergleich zu zufälligem „GoodLead“).
Archivieren oder führe redundante Felder vierteljährlich zusammen, bevor die Migration zum Albtraum wird.
2. Fehlende Pflichtfelder für das Angebot
Problem — Vertriebsmitarbeiter können Geschäfte ohne Betrag, Abschlussdatum oder Quelle weiterleiten.
Auswirkung — Prognosen sind Rätselraten; aus Boarddecks werden „Theater“.
Reparieren
Lege kritische Felder in jeder Pipeline-Phase als Pflichtfelder fest. Stelle sicher, dass die Deal-Pipelines ordnungsgemäß definiert sind und dass die Pflichtfelder in allen Pipelines einheitlich sind, um das Deal-Management und die Berichterstattung zu verbessern.
Zeigt Fehlermeldungen an, die erklären, warum der Umzug blockiert ist — Training am Arbeitsplatz.
3. Buyer Journey wurde nie dokumentiert
Problem — Teams streiten sich über Definitionen, anstatt Umsatzlücken zu schließen.
Auswirkung — Leads geraten ins Stocken, MQL-Übergaben werden ausgefallen, das Kundenerlebnis verschlechtert sich.
Reparieren
Zeichne die Reise visuell auf (Bowtie, Funnel Canvas, Whiteboard-Screenshot). Die Definition und Aufrechterhaltung klarer Lebenszyklusphasen ist unerlässlich, um ein effektives Leadmanagement und eine genaue Verfolgung der potenziellen Kunden während der gesamten Kaufreise zu gewährleisten.
Stimme Kontaktpunkte und Ausstiegskriterien mit Vertriebs- und CS-Führungskräften ab.
Speicher das Diagramm in der HubSpot Knowledge Base und integriere es für jeden neuen Mitarbeiter.
4 — Kein Lead-Scoring-Modell
Problem — Dein Vertrieb verbringt Zeit mit schlecht passenden Leads, während hochwertige Interessenten warten. Auswirkung — Höhere Akquisekosten, niedrigere Conversion. So behebst du es
Baue eine zweidimensionale Punktzahl: Fit (firmografisch) + Engagement (Verhalten).
Beziehe Lifecycle-Phase als Schlüsselfaktor ein (bessere Segmentierung & Nurture).
Trigger: Auto-Deal oder Aufgaben, sobald der Schwellenwert erreicht ist.
Problem — Chancen gehen verloren, weil niemand auf „Deal erstellen“ klickt. Auswirkung — Pipeline wirkt gesund, ist aber Schein. So behebst du es
Nutze Meetings, Calendly-ähnliche Links oder High-Intent-Formulare zur Auto-Deal-Erstellung.
Setze Workflows für konsistente, zeitnahe Dealanlage.
Check: „Wurde innerhalb von 24 h nach Demo-Booking ein Deal erstellt?“
6 — Prognosemodul deaktiviert
Problem — Führung fliegt blind, obwohl Forecast enthalten ist. Auswirkung — Zielverfehlung, Ad-hoc-Hiring-Stops, Stress mit Investor:innen. So behebst du es
Aktiviere gewichtete Wahrscheinlichkeiten pro Phase; coache Best Case vs. Commit.
Führe jeden Montag 15 min Forecast-Sync durch – Fokus auf Delta zur Vorwoche.
7 — Undefinierte Lifecycle-Phasen
Problem — Keine Einigkeit, was Lead, MQL, SQL, Kunde ist. Auswirkung — Falsche Reports, falsches Timing bei Automationen, SLA-Brüche. So behebst du es
Veröffentliche klare Definitionen im gemeinsamen Doc und pinne sie an jede Pipeline-Ansicht.
Eingaberegeln festlegen (Pflichtfelder) für saubere Phasenwechsel.
Jede Phase mit Exit-Kriterien und SLA-Timern koppeln.
8 — Zu viele Pipelines
Problem — Für jede Kampagne/Region/Produkt entsteht eine neue Pipeline. Auswirkung — Doppel-Dashboards, Verwirrung, API-Last. So behebst du es
1 Pipeline pro Verkaufsbewegung, nicht mehr.
Segmentiere via gefilterte Ansichten, Deal-Tags oder Custom-Felder.
9 — Ignorierte Datenhygiene
Problem — Duplikate, leere Pflichtfelder, veraltete Kontakte. Auswirkung — Falsche Forecasts, Sequenzen laufen ins Leere, Vertrauensverlust ins CRM. So behebst du es
Data Quality Command Center aktivieren (Auto-Alerts).
Wöchentliche Reports: Duplicate Domains & „Wall of Zeros“-Dashboards.
10 — Keine E-Mail- & Meeting-Tracking
Problem — Historie liegt im Posteingang, nicht im CRM. Auswirkung — Schlechteres Coaching; kein Nachweis von Aktivitäten & Touchpoints. So behebst du es
Outlook/Gmail-Plug-in im Onboarding verpflichtend.
Kultur: „Wenn’s nicht in HubSpot ist, ist es nicht passiert.“
11 — Fehlende Templates & Snippets
Problem — Immer dieselben Intros & Follow-ups werden neu getippt. Auswirkung — Zeitverlust, Inkonsistenzen, Tippfehler. So behebst du es
Problem — Automationen ohne Exit laufen ewig und verzerren Daten. Auswirkung — Kontakte hängen jahrelang in Nurtures, Property-Werte werden überschrieben. So behebst du es
Immer „Ziel erreicht → Ende“ definieren.
Monatlich auf „registrierte Objekte“ prüfen; veraltete Workflows archivieren.
Laufend optimieren, damit die Basis skalierbar bleibt.
13 — Discovery-Notes außerhalb des CRM
Problem — Gute Quali im Call, aber nie im Report. Auswirkung — CS & Marketing fehlt Kontext; Upsell-Timing verfehlt. So behebst du es
SPICED/MEDDIC als Pflichtfelder oder Call-Objekt-Properties integrieren.
Abschluss der Felder an Stage-Fortschritt koppeln.
14 — Ungetestete Datenimporte
Problem — Eine fehlerhafte CSV zerschießt zigtausend Datensätze. Auswirkung — Wochen an Rework, Verlust historischer Insights. So behebst du es
Sandbox-Portal für Testimporte nutzen.
Erst 100er-Sample importieren; Mapping validieren & Dedupe, dann erst Bulk.
15 — Fehlausrichtung Marketing ↔ Vertrieb
Problem — Jede MQL-Übergabe endet im Fingerpointing. Auswirkung — Langsame Reaktion, geringe Conversion, sinkende Moral. So behebst du es
Shared Funnel-Dashboard mit Stage-Bewegungen.
Marketing & Sales enger verzahnen für konsistentes Kundenerlebnis.
15-Min-SLA-Weekly etablieren.
16 — Kein designierter CRM-Champion
Problem — „Alle“ sind zuständig → niemand ist zuständig. Auswirkung — Strategie stockt, Backlog wächst. So behebst du es
Pro Team (Marketing, Sales, CS) 1 Champion (2–4 h/Woche) mit klaren KPIs: Hygiene, Adoption, Training.
17 — Einmalige Benutzerschulung
Problem — Wissen verpufft im nächsten Quartal. Auswirkung — Feature-Adoption stagniert, schlechte Gewohnheiten kehren zurück. So behebst du es
21 — Integrations-Blindspots (Tools nicht verbunden)
Problem — Teams arbeiten in Silos, wenn HubSpot nicht mit dem Stack spricht. Auswirkung — Datensilos, fragmentierte Customer Journey, verpasste Chancen. So behebst du es
Tool-Landschaft prüfen (Support, Marketing- und Vertriebstools) und Datenflüsse definieren.
Native Integrationen/APIs nutzen → Single Source of Truth.
Happier Teams — eine Wahrheit statt funktionsübergreifender Reibung.
Frequently Asked Questions
Wie oft sollten wir unsere Immobilien und Arbeitsabläufe überprüfen?
Alle 90 Tage — zeitgleich mit vierteljährlichen Geschäftsberichten.
Lohnt sich Lead Scoring für kleine Vertriebsteams?
Ja. Ein schlankes Fit+ Engagement-Modell konzentriert den begrenzten Aufwand auf Geschäfte, bei denen die Wahrscheinlichkeit eines Abschlusses am höchsten ist.
Wie viele Pipelines sind „zu viele“?
Wenn sich zwei Pipelines über 70% der Stufen teilen, konsolidieren Sie. Verwenden Sie Tags oder Ansichten für eine feinere Segmentierung.
Wem sollte HubSpot in einem Startup gehören?
Beginnen Sie mit einem Marketingexperten oder Vertriebsleiter, der mindestens einen halben Tag pro Woche einplanen kann.
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